Kolme ajankohtaista näkökulmaa
projektitoiminnan kehittämiseen
Projektijohtamisen ajankohtaiset kuulumiset olivat esillä lokakuussa Projektipäivät 2019 -seminaarissa, joka on Suomen suurin projektiliiketoiminnan ja -johtamisen ammattilaistapahtuma. Summaan päivien annin kolmeen projektitoiminnan näkökulmaan: viestintään, ketteryyteen ja ihmiskeskeiseen johtamiseen.
Toimiiko projektiviestintä?
Onnistuneissa projekteissa korostuu viestinnän tärkeys. Viestinnän tulee kattaa projektin ydinryhmän lisäksi projektin sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät. Jos projektissa ilmenee haasteita saavuttaa sille määritetyt tavoitteet, nousee projektiviestinnän asema ja tärkeys entisestään. Tästä esimerkkinä toimivat Olkiluoto 3, Länsimetro ja monet järjestelmäuudistukset VR:n lipunmyynnistä lähtien.
Viestintää tulee harvoin liikaa. Suurin osa viesteistä ei saavuta yleensä ensimmäisellä kerralla koko kohderyhmää. Nykyään ihmisille tulee niin paljon viestintää, että viestien pitää olla laadittu teräviksi. Toisto on usein tarpeen, etenkin jos projekti vaikuttaa isoon joukkoon ihmisiä. Monia tiedotuskanavia kannattaa yhdistellä, jotta ainakin joku niistä tavoittaa lopulta kohderyhmän.
Viestinnän sudenkuoppia voivat olla esimerkiksi vieraat käsitteet ja vaikea kielenkäyttö, väärä ajoitus, viestien ristiriitaisuus ja huonosti kuulijakunnan tarpeet huomioivat viestit. On tärkeää tunnistaa erilaiset ryhmät, joille viestitään. Toisille riittävät perustiedot, toisten täytyy tietää pienimmätkin yksityiskohdat.
Viestintä tulee jatkua projektin loppuun saakka. Esimerkiksi teknisesti onnistuneenkin projektin hyödyt jäävät laihoiksi, elleivät loppukäyttäjät edes tiedä, mitä uutta olisi saatavilla, jopa ilmaiseksi.
Ketterä kehittäminen yleistyy
Ketteryys on ajankohtainen aihe. Alun perin softakehityksestä liikkeelle lähteneet menetelmät ovat levinneet muille yritystoiminnan alueille. Nyt projekteja viedään läpi ketterästi erilaisilla toimialoilla.
Ketterän kehityksen rintamalla puhutaan mm. termistä MVP, minimum viable product, eli tehdään ensin mallituote ja sitä lähdetään hiomaan käyttäjäpalautteen perusteella. Joskus kannattaa aloittaa tekemällä MDP, minimum desirable product, koska aivan karvalakkiversio ei aina ole otollisin vaihtoehto asiakkaiden kanssa toimimiseen. Pyrkimyksenä ei ole tehdä loppuun asti hiottua tuotetta heti aluksi omilla, monesti puutteellisilla, lähtötiedoilla, vaan lähteä viemään tuotetta tai palvelua eteenpäin asiakkaiden kanssa. Näin otetaan asiakas ja hänen prioriteetinsa huomioon ja hiotaan tuotetta vaihe vaiheelta, tyypillisesti joidenkin viikkojen mittaisissa jaksoissa.
Käytännön haasteita ovat budjetointi, aikataulutus ja myös sopimuskysymykset. Ketterässä kehityksessä on huomioitava, että budjetti ei yleensä ole kiinteä, kuten monissa perinteisillä menetelmillä toteutettavissa projekteissa. Samoin saavutettavan lopputuloksen suhteen voi syntyä määrittelyongelmia, kun lopputulosta ei välttämättä olekaan määritelty kiinteästi ennen projektin tilaamista. Ketterässä kehityksessä toteutuksen lopputulos ja usein myös työmäärä tarkentuvat työn edetessä.
Ketterän kehityksen mallissa ajatellaan, että sopimuksissa ei pidä kiinnittää sekä aikaa, hintaa että sisältöä, vaan ainoastaan kaksi näistä. Ketterien projektien todettiin tutkimusten mukaan onnistuneen perinteisiä vesiputousmallin mukaan toteutettuja merkittävästi paremmin, onnistuneiden projektien osuuden ollessa ketterissä 42 % ja vesiputous-tyyppisissä 14 % (Lähde: The Chaos manifesto, The Standish Group). Loput prosenttiosuuksista jakautuivat epäonnistuneiden ja haastavien projektien välille. Ketteryys soveltuu kuitenkin nimenomaan monimutkaisiin projekteihin, kaikkiin yksinkertaisiin projekteihin sitä ei välttämättä kannata soveltaa.
Ketterässä toimintamallissa tuoteomistajien houkutuksena on lähteä listaamaan kaikkea mahdollista tekemistä kehitysjonolle. Parhaat tuoteomistajat ovat kuitenkin minimalisteja. He päästävät kehitysjonoon vain kaikkein olennaisimmat asiat ja niistä vain kaikkein yksinkertaisimmat versiot. Tämä mahdollistaa nopean arvon tuotannon, nopean oppimisen ja minimoi kehityskustannukset (Lähde: Teemu Toivanen, Triari, kokonaisketterä.fi).
Projektin tekevät ihmiset - miten onnistua motivoinnissa?
Projekteja toteuttavat aina ihmiset eivätkä tietokoneet, joten projektien onnistumiseksi on tärkeä huomioida psykologinen näkökulma. Projektiryhmässä on hyvä olla toisiaan täydentäviä persoonallisuustyyppejä ja projektipäällikölle tärkeää on ottaa huomioon ihmisten erilainen toimintatyylit.
Projektikokouksia voi tehostaa käyttämällä esimerkiksi asioista keskustelua pareittain ja pienryhmissä osallistaen näin kaikki kokoukseen. Näin saadaan myös tavallisesti hiljaa pysyttelevien mielipiteet kuuluviin. Samalla parannetaan ryhmän keskinäisiä suhteita, vähennetään klikkiytymistä ja saadaan ihmiset tutustumaan toisiinsa.
Uusimmat tutkimustulokset osoittavat, että tunneälykäs projektipäällikkö saa tiiminsä sitoutumaan yli kaksi kertaa paremmin tavoitteisiin kuin ”tunneälytön” (lähde: Adeptus Partners Oy).
Sekä viestinnässä että motivoinnissa kulttuurit ovat muuttumassa. Perinteisestä muutoksen pakon ja välttämättömyyden korostamisesta toimii esimerkkinä Nokian palava öljylautta -kirje, jonka varmaan monet muistavat. Nykypäivänä suuntana on muutospelkojen hälventäminen. Muutosta on nähtävissä myös siinä, että projektin teknisten vaikutusten korostamisen sijaan suuntana on muutoksen sosiaalisen vaikutuksen esille tuominen (lähde: Driving Excellence).
Lopuksi
Uusissa projekteissa kannattaakin harkita projektin toteuttamista ketterillä menetelmillä. Yhtäältä projektin viestintään tulee satsata kunnolla paukkuja ja huomioida siinä kaikki sidosryhmät. Kolmantena näkökulmana kannattaa ottaa huomioon projektiin osallistuvien motivaation parantaminen, muistaen mm. tunneälytaidot ja osallistavat palaverikäytännöt. Näin olennainen osa projektien yleisistä sudenkuopista tulee taklattua.
Timo Lintunen
Kirjoittaja on ollut vetämässä ohjelmistoyritysten tuotekehitystä ja projektitoimintaa yli 20 vuotta.
Lintunen Consultingissa Timo tarjoaa palveluita mm. IT-projektien läpivientiin.